Coordonnateur(trice) des services de paie, de pension et d'avantages sociaux

Objet du poste

Le(la) coordonnateur(trice) de la paie, des pensions et des avantages sociaux est le(la) point de contact de première ligne avec les employés concernant les services de paie, de pension et d'avantages sociaux.

Sous la direction du(de la) gestionnaire des services de paie, des pensions et des avantages sociaux, les coordonnateurs(trices) sont responsables d'assurer l'exactitude des données des employés pour toutes les facettes du traitement des affaires transactionnelles de la paie, des pensions et des avantages sociaux. Ils(elles) sont responsables de la saisie de tous les changements de fichiers maîtres et des transactions de paie, de s'assurer que les employés sont inscrits à tous les régimes d'avantages sociaux et de pension dès qu'ils y sont admissibles pour la première fois, ainsi que d'assurer la liaison entre les employés et les fournisseurs de régimes. Les coordonnateurs(trices) PPB jouent un rôle important dans tous les processus de congé de courte ou longue durée; en veillant à ce que le maintien des avantages sociaux et de la pension soit communiqué et exécuté pendant toute la durée du congé d'un employé.

Principales responsabilités

• Fournir des conseils et des orientations aux employés concernant la paie, la pension et les avantages sociaux, en utilisant des compétences interpersonnelles exceptionnelles et une connaissance de chaque groupe syndical et de leurs conventions collectives et politiques d'entreprise respectives.
• Établir l'admissibilité aux avantages sociaux des employés, les couvertures, les dates d'entrée en vigueur et la configuration des déductions de primes sur la paie conformément aux contrats syndicaux et aux accords de politique d'avantages sociaux.
• Servir d'intermédiaire entre les employés et Canada Life, Sun Life et les tiers de paie.
• S'assurer que tous les documents, livlets et brochures d'information sur la paie, la pension et les avantages sociaux sont exacts et à jour pour la diffusion.
• Offrir une orientation sur les avantages sociaux et les pension aux nouveaux employés en fournissant un aperçu résumé des avantages spécifiques au régime.

Saisie de données et traitement de la paie, des pensions et des avantages sociaux (PP&B)

• Traiter les documents de paie initiaux des nouvelles embauches pour s'assurer que toutes les informations nécessaires sont reçues et saisies avec précision dans Ultimate Kronos Group (UKG); faire un suivi au besoin. Créer des dossiers de nouvelle embauche et classer en conséquence.
• Mettre à jour les gains et les déductions des employés conformément aux listes de contrôle de la paie et au traitement d'événements spécifiques.
• S'assurer que les procédures, y compris les listes de contrôle du traitement des événements, sont à jour en tout temps.
• Traiter les formulaires d'inscription aux avantages sociaux et coordonner tout document requis à envoyer à l'interne ou à un tiers.
• Saisir les données des employés de la paie et les changements de statut avec les employés existants dans le système. Mettre à jour les flux de travail de la paie, des pensions et des avantages sociaux selon les notifications des employés ou des gestionnaires (nouvelles embauches, cessations d'emploi, congés, retours, réembauches, changements de statut).
• Auditer et examiner pour l'exactitude.
• Auditer toutes les entrées de paie en utilisant les fichiers de période de paie, les registres et les rapports d'audit quotidiens pour assurer l'exactitude.
• Traiter les rajustements de paie pour les remboursements des employés / la perception des primes le cas échéant.
• Mettre à jour les informations sur les bénéficiaires et les personnes à charge dans le système (envoyer les formulaires de pension et de REER à Sun Life le cas échéant).
• Examiner et traiter la correspondance de l'assureur pour l'émission des droits de renonciation de prime dans le cadre des avantages d'assurance-vie collective.
• Audit de retour au travail - auditer la paie pour s'assurer que tous les paiements de primes sont à jour pour les employés qui reviennent.
• Examiner les avis de cessation d'emploi et calculer la paie finale, y compris l'indemnité tenant lieu de préavis, l'indemnité de départ, etc.; Examiner les détails pour les dates d'entrée en vigueur et la continuation potentielle de la paie ou des avantages sociaux (paquets de séparation involontaire (ISP) ou retraités).
• Émettre les registres d'emploi (RE) pour les employés qui cessent leur emploi dans la paie actuelle.
• Émettre des lettres et saisir les transactions de l'année à ce jour pour les employés en congé qui sont configurés avec prélèvement automatique (anciennement le traitement des chèques manuels).
• Travailler avec les membres de l'équipe de reporting et de contrôle pour enquêter sur les écarts et les corriger au besoin.

Qualifications requises

• Connaissance et expérience du traitement de la paie et des avantages sociaux.
• Forte attention aux détails.
• Capacité à effectuer de multiples tâches conformément à des délais stricts.
• Solide connaissance de Microsoft Outlook, Word et Excel.
• Solides compétences interpersonnelles.
• Maîtrise de la langue anglaise, à l'oral et à l'écrit.

Qualifications préférées

• Diplôme universitaire de premier cycle ou diplôme collégial.
• Désignation de praticien de la conformité de la paie (PCP).
• Spécialiste agréé en avantages sociaux (CEBS).
• Maîtrise de la langue française ou connaissance pratique.

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