Coordonnateur administratif

Le Coordonnateur administratif offre un soutien administratif de haut niveau aux vice-présidents principaux et à l'équipe de direction. Ce rôle relève directement de l'adjoint exécutif principal et est crucial pour assurer le bon fonctionnement des fonctions exécutives, y compris la planification, la communication et la coordination. Le candidat idéal est très organisé, soucieux du détail et capable de gérer plusieurs priorités simultanément.

Veuillez noter : Il s'agit d'un poste sur site, vous obligeant à être au bureau 5 jours par semaine à notre siège social de Toronto, ON.

Devoirs et responsabilités

• Fournir un soutien administratif complet aux vice-présidents principaux et à l'équipe de direction
• Contribuer à l'efficacité du bureau en fournissant un soutien aux adjoints exécutifs principaux et à l'administrateur de bureau
• Gérer des calendriers complexes, y compris la planification de réunions, de rendez-vous et d'arrangements de voyage
• Coordonner, préparer et examiner les documents pour les réunions, les présentations et autres documents
• Suivre les délais des projets, les livrables et les suivis pour assurer un achèvement en temps opportun
• Aider à la réservation de passagers, aux changements de vol, aux plaintes et à toutes les autres demandes des passagers adressées au bureau de direction
• Traiter les informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme
• Servir de point de contact entre le bureau de direction et les parties prenantes internes/externes
• Préparer et traiter les notes de frais et autres documents financiers
• Effectuer des recherches et recueillir des informations au besoin pour divers projets
• Soutenir la planification et l'exécution des événements de l'entreprise
• Soutenir les commandes de traiteur et le nettoyage pour les réunions et événements sur site
• Commander des fournitures de bureau et gérer l'inventaire pour le bureau
• Gérer les situations quotidiennes grâce à une résolution de problèmes flexible, individuellement ou en consultation avec d'autres
• Fournir un soutien technique de base aux membres de l'équipe pour faciliter la connexion au wifi, l'impression de documents, la connexion et la configuration de l'équipement de vidéoconférence, etc.
• Aider à l'impression, à la photocopie, à l'assemblage, à la distribution et à la récupération de documents
• Participer activement au système de gestion de la sécurité (SGS) de Porter, y compris le signalement des dangers et des incidents rencontrés lors des opérations quotidiennes ; comprendre, respecter et promouvoir la politique de sécurité de l'entreprise
• Participer aux efforts de santé et de sécurité pour les sites ; mettre à jour les classeurs et les tableaux de santé et de sécurité et de politiques et procédures sous la direction du gestionnaire, Santé et sécurité
• Autres tâches assignées pour répondre aux besoins de l'équipe de direction et de l'organisation

Compétences comportementales

• Souci de la sécurité : Identifier les situations dangereuses ou potentiellement dangereuses et prendre les mesures appropriées pour maintenir un environnement sûr pour soi et les autres.

• Travail d'équipe : Travailler en collaboration avec les autres pour atteindre les objectifs organisationnels.

• Service aux passagers/clients : Fournir un excellent service aux clients internes et/ou externes (passagers).

• Initiative : Traiter les situations et les problèmes de manière proactive et persistante, saisir les opportunités qui se présentent.

• Orientation résultats : Concentrer les efforts sur l'obtention de résultats de haute qualité conformes aux normes de l'organisation.

• Favoriser la communication : Écouter et communiquer ouvertement, honnêtement et respectueusement avec différents publics, promouvoir le dialogue et bâtir un consensus.

Qualifications

• Minimum de 2 à 5 ans d'expérience pertinente en soutien dans un environnement de bureau et en soutien aux cadres supérieurs
• Excellentes compétences en service client
• Connaissance de Google Suite, y compris Gmail
• Compréhension des pratiques et procédures de bureau
• Solides compétences en communication verbale et écrite, initiative, compétences organisationnelles et gestion du temps
• Esprit d'équipe avec d'excellentes compétences en collaboration
• Capacité prouvée à effectuer plusieurs tâches et à gérer des activités avec des priorités différentes
• Grande attention aux détails, avec la capacité d'être adaptable et flexible aux demandes
• Capacité à travailler de manière autonome et à résoudre des problèmes

Emplacement

Bureau du centre-ville de Toronto (250, rue Yonge) #LI-Onsite

Description de l'entreprise

Depuis 2006, Porter Airlines améliore l'expérience de voyage aérien en classe économique pour chaque passager, offrant une hospitalité authentique avec style, soin et charme. La flotte d'avions Embraer E195-E2 et De Havilland Dash 8-400 de Porter dessert l'Amérique du Nord, y compris un réseau canadien domestique d'un océan à l'autre, les États-Unis, le Mexique, les Caraïbes et l'Amérique centrale. Basée à Toronto, Porter est une compagnie aérienne officielle 4 étoiles® dans le World Airline Star Rating®. Visitez www.flyporter.com ou suivez @porterairlines sur Instagram, Facebook et X.