Coordonnateur administratif / Coordonnatrice administrative

Le coordonnateur ou la coordonnatrice administrative fournit un soutien administratif de haut niveau aux vice-présidents seniors et à l'équipe de direction. Ce rôle relève directement de l'adjointe exécutive senior et joue un rôle crucial pour assurer le fonctionnement harmonieux et efficace des fonctions de direction, notamment en matière de planification, de communication et de coordination. Le candidat idéal est hautement organisé, soucieux du détail et capable de gérer de nombreuses priorités simultanément.

Veuillez noter : Il s'agit d'un poste sur site, nécessitant d'être au bureau 5 jours par semaine à notre siège social de Toronto, en Ontario.

Tâches et responsabilités

• Fournir un soutien administratif complet aux vice-présidents seniors et à l'équipe de direction
• Contribuer au fonctionnement efficace du bureau en fournissant un soutien aux adjointes exécutives seniors et à l'administrateur de bureau
• Gérer des agendas complexes, y compris la planification de réunions, de rendez-vous et d'arrangements de voyage
• Coordonner, préparer et réviser le matériel pour les réunions, les présentations et autres documents
• Assurer le suivi des échéanciers de projets, des livrables et des suivis pour garantir une réalisation dans les délais
• Aider avec les réservations de passagers, les changements de vol, les plaintes et toutes les autres demandes de passagers adressées au bureau de la direction
• Traiter les informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme
• Agir comme point de contact entre le bureau de la direction et les parties prenantes internes et externes
• Préparer et traiter les rapports de dépenses et autres documents financiers
• Mener des recherches et recueillir des informations selon les besoins pour divers projets
• Soutenir la planification et l'exécution d'événements d'entreprise
• Soutenir les commandes de traiteur et le nettoyage pour les réunions et événements sur site
• Commander des fournitures de bureau et gérer l'inventaire du bureau
• Résoudre les situations quotidiennes par une résolution de problèmes flexible, que ce soit individuellement ou en consultation avec d'autres
• Fournir un soutien technique de base aux membres de l'équipe pour faciliter la connexion au Wi-Fi, l'impression de documents, la connexion et la configuration de l'équipement de vidéoconférence, etc.
• Aider à l'impression, à la photocopie, à l'assemblage, à la distribution et à la récupération des documents
• Participer activement au système de gestion de la sécurité (SGS) de Porter, y compris le signalement des dangers et des incidents rencontrés dans les opérations quotidiennes; comprendre, respecter et promouvoir la politique de sécurité de l'entreprise
• Participer aux efforts de santé et de sécurité pour les emplacements; mettre à jour les classeurs et les tableaux de santé et de sécurité et de politiques et procédures sous la direction du gestionnaire de la santé et de la sécurité
• Autres tâches assignées pour répondre aux besoins de l'équipe de direction et de l'organisation

Compétences comportementales

• Souci de la sécurité : Identifier les situations dangereuses ou potentiellement dangereuses et prendre les mesures appropriées pour maintenir un environnement sûr pour soi-même et pour les autres.

• Travail d'équipe : Travailler en collaboration avec les autres pour atteindre les objectifs organisationnels.

• Service aux passagers et à la clientèle : Offrir une excellence de service aux clients internes et/ou externes (passagers).

• Initiative : Aborder les situations et les problèmes de manière proactive et persistante, en saisissant les opportunités qui se présentent.

• Orientation vers les résultats : Concentrer ses efforts sur l'obtention de résultats de haute qualité conformes aux normes de l'organisation.

• Favoriser la communication : Écouter et communiquer de manière ouverte, honnête et respectueuse avec différents publics, en favorisant le dialogue et en instaurant un consensus.

Qualifications

• Minimum de 2 à 5 ans d'expérience pertinente dans la prestation de soutien dans un environnement de bureau et auprès de cadres supérieurs
• Excellentes compétences en service à la clientèle
• Connaissance de Google Suite, y compris Gmail
• Compréhension des pratiques et des procédures de bureau