Acheteur de projet junior

Dans des marchés en évolution rapide, les clients du monde entier font confiance à Thales. Thales est une entreprise où des personnes brillantes du monde entier se réunissent pour partager des idées et s'inspirer mutuellement. Dans les domaines de l'aérospatiale, du transport, de la défense, de la sécurité et de l'espace, nos architectes conçoivent des solutions innovantes qui rendent possible notre avenir.

Victoria, C.-B., Ottawa, ON., (CAN.), Hybride

Résumé du poste

Thales a un poste vacant d'acheteur de projet junior qui sera responsable de coordonner et d'exécuter les activités d'approvisionnement pour les projets assignés, en s'assurant que tous les biens et services sont approvisionnés pour répondre aux spécifications du projet, aux échéanciers et aux exigences budgétaires. Ce rôle gère le cycle d'achat complet, participe aux négociations avec les fournisseurs, favorise les relations avec les fournisseurs et collabore avec des équipes inter fonctionnelles pour soutenir les objectifs du projet tout en respectant les politiques de l'entreprise et les normes éthiques.

Exigence de conformité réglementaire

Ce poste nécessite un accès direct ou indirect au matériel, aux logiciels ou à l'information technique contrôlés en vertu de la Liste des marchandises d'exportation contrôlée du Canada et/ou du règlement américain sur l'administration des exportations (EAR). Tous les candidats doivent être admissibles ou en mesure d'obtenir l'autorisation pour un tel accès.

Principaux domaines de responsabilité

Exécution de la demande à la commande (PR à PO) :

• Réceptionner, examiner et traiter les demandes d'achat (PR) internes pour les biens et services spécifiques au projet conformément aux politiques et aux exigences de l'entreprise.
• Convertir les PR en bons de commande (PO) précis et conformes, en vérifiant les codes de produits, les lieux de livraison, les informations sur les fournisseurs et la documentation requise (avec des conseils au besoin).
• Vérifier l'exhaustivité et la conformité des détails du bon de commande avant son émission (p. ex., exigences contractuelles/de qualité, délais et contraintes de commande).
• Servir de point de contact pour les parties prenantes internes afin de clarifier les détails des PR/PO et de résoudre les divergences.

Approvisionnement et administration RFx/RFP :

• Soutenir les activités d'approvisionnement pour les exigences du projet, y compris l'aide à la documentation et à la coordination RFx/RFP.
• Aider à organiser et à administrer les communications RFx/RFP (p. ex., émission de documents, collecte des réponses et conservation des dossiers justificatifs).
• Soutenir les négociations locales selon les délégations, en veillant à ce que les résultats soient reflétés avec précision dans les conditions et la documentation des bons de commande.

Gestion des bons de commande, relance et suivi des livraisons :

• Gérer l'administration des bons de commande de bout en bout, y compris la création des bons de commande, le suivi des accusés de réception et la conservation des dossiers de commande.
• Relancer et suivre proactivement les bons de commande pour favoriser la livraison dans les délais et le respect des conditions contractuelles et des normes de qualité.
• Surveiller la progression des livraisons et identifier les risques tels que les retards, les ruptures de stock ou les confirmations incomplètes; faire escalader au besoin.
• Fournir des mises à jour opportunes aux parties prenantes internes sur l'état des commandes, les engagements de livraison et les changements prévus.

Coordination des fournisseurs et résolution des problèmes :

• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour obtenir l'accusé de réception des bons de commande et les engagements de livraison, et maintenir de solides relations avec les fournisseurs.
• Soutenir la résolution des divergences de commande, des litiges avec les fournisseurs et des problèmes de livraison/facturation; faire escalader les questions importantes au gestionnaire de la chaîne d'approvisionnement, aux acheteurs/gestionnaires de catégorie ou aux gestionnaires de projets d'approvisionnement.
• Coordonner avec les fournisseurs et les équipes internes pour gérer les modifications, les annulations ou les amendements aux bons de commande si nécessaire.

Résolution des factures et soutien aux fournisseurs (avec les comptes fournisseurs/finances) :

• Soutenir la résolution des factures en effectuant le suivi des requêtes des fournisseurs, des informations manquantes ou des divergences ayant une incidence sur le rapprochement des bons de commande et des factures.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour obtenir des détails de facturation précis et en temps opportun au besoin, et coordonner avec les équipes internes pour mener à bien la résolution.
• Soutenir les suivis des comptes fournisseurs concernant les factures en souffrance ou manquantes, en maintenant des dossiers clairs des communications et des actions.

Rapports, suivi des coûts/statuts et amélioration continue :

• Surveiller et rendre compte des activités d'achat, y compris l'état des commandes ouvertes, le suivi de base des coûts et des statuts, et la visibilité des opportunités d'approvisionnement (avec des conseils).
• Soutenir le suivi des KPI et les initiatives d'amélioration continue en collaboration avec le gestionnaire de la chaîne d'approvisionnement.
• Identifier les opportunités d'amélioration des processus (p. ex., réduction du cycle, amélioration de la qualité des données) et contribuer à la mise en œuvre des meilleures pratiques.

Conformité, documentation et soutien aux systèmes (ERP/SAP) :

• Maintenir une documentation et des dossiers précis pour soutenir l'état de préparation aux audits et les exigences de conformité (p. ex., normes de qualité ISO, exigences réglementaires de défense et politiques de Thales).

• Soutenir les activités d'approvisionnement liées à l'ERP/SAP, y compris la maintenance des données de base/de commande et la participation aux mises à niveau de processus ou de fonctionnalités.

• Respecter les normes éthiques et assurer la conformité dans toutes les activités d'achat conformément aux politiques de Thales.

• Soutenir les activités supplémentaires du service de la chaîne d'approvisionnement au besoin.

Qualifications minimales

• Le candidat doit satisfaire à l'un des ensembles de critères suivants (a&b ou c&d) :
• a) posséder un diplôme d'études secondaires; et
• b) posséder un minimum de 5 ans d'expérience démontrée dans le domaine de l'administration
• c) posséder un diplôme universitaire dans n'importe quel domaine et posséder un minimum de 1 an d'expérience démontrée dans une activité liée à l'approvisionnement et aux finances au cours des 5 dernières années; ou posséder un diplôme d'un programme collégial reconnu en approvisionnement, finance, économie, commerce, comptabilité ou gestion du matériel et posséder un minimum de 18 mois d'expérience démontrée dans une activité liée à l'approvisionnement et aux finances au cours des 6 dernières années; et
• d) posséder un minimum de 1 an d'expérience démontrée dans une activité liée à l'approvisionnement et aux finances au gouvernement fédéral, soit en tant que civil, employé de la Couronne militaire ou en tant que personnel contractuel grâce à une vaste expérience de travail avec le gouvernement fédéral.
• Expérience éprouvée dans les opérations de la chaîne d'approvisionnement, la finance/comptabilité, la gestion des commandes.
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
• Maîtrise de la gestion de la chaîne d'approvisionnement ou expérience des logiciels de finances/comptabilité (SAP) et de la suite MS Office.
• Excellentes compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit en anglais.
• Capacité à travailler en collaboration à travers plusieurs départements et avec des fournisseurs externes.
• Esprit de résolution de problèmes et capacité à gérer de multiples priorités dans un environnement en évolution rapide.

Qualifications préférées

• Certification en achats ou en finance et/ou 5 ans d'expérience pertinente; et
• Expérience préalable dans l'industrie de la défense;

Exigences particulières du poste

• Le rôle nécessitera de travailler à la fois de la maison et du bureau (hybride).
• Horaire : 40 heures de travail par semaine du lundi au vendredi. Horaire flexible, tout en s'accommodant des heures de base de 9 h à 15 h, des besoins du projet et des fuseaux horaires mondiaux/internationaux.

Transparence salariale

La rémunération cible totale (TTC) prévue, y compris le salaire annuel et l'admissibilité aux primes, pour ce rôle est de 45 000 à 65 500 $ CAD par an. L'entreprise se réserve le droit de payer ultimement plus ou moins que la fourchette affichée et d'offrir des avantages supplémentaires et d'autres rémunérations, selon des circonstances non liées au statut d'un demandeur protégé par les lois locales, provinciales et fédérales.

IA

Nous utilisons des outils activés par l'intelligence artificielle dans le cadre de notre processus de recrutement pour soutenir des activités telles que la découverte de candidats, la correspondance de curriculum vitae et la planification d'entrevues. Ces outils peuvent aider à filtrer et à évaluer les candidatures et à recommander des correspondances potentielles en fonction des exigences de la description de poste. Toutes les décisions d'embauche, y compris l'évaluation, la sélection et la disposition des candidats, sont prises par des recruteurs humains. L'intelligence artificielle ne prend pas de décision d'embauche en notre nom.

Ce que nous offrons

• Thales offre un programme d'avantages sociaux étendu pour tous les employés à temps plein travaillant 24 heures ou plus par semaine et leurs personnes à charge admissibles, y compris les éléments suivants :
• Assurance maladie complémentaire, dentaire, compte santé, vie, AD&D, invalidité de courte durée, programme de soins du cancer, assurance voyage, programme d'aide aux employés et programme de bien-être payés par l'entreprise.
• Régimes d'épargne-retraite (REER, RRELC, CELI) avec une contribution de l'entreprise et une cotisation de correspondance à un RRELC, sans période d'acquisition.
• Jours fériés, jours de vacances et congé de maladie payés par l'entreprise.
• Assurance vie volontaire, AD&D, maladie grave, invalidité de longue durée.
• Rabais pour employés sur l'abonnement à la maison, à l'auto et au gym.

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